Tổ chức du lịch theo nhóm như một chuyến du lịch của công ty ở Malaysia rất dễ dàng nếu công ty biết một số công ty lữ hành giỏi cung cấp các dịch vụ du lịch chính thức. Nếu không, việc sắp xếp chu đáo để làm hài lòng hầu hết nhân viên bằng cách làm cho chuyến đi trở nên hoàn hảo nhất có thể sẽ là một cơn ác mộng đối với Phòng Nhân sự. Ở Malaysia, hầu hết bộ phận nhân sự có xu hướng tự làm mọi thứ, chẳng hạn như đặt phòng khách sạn, thuê xe buýt du lịch, tìm hướng dẫn viên du lịch được cấp phép của Malaysia, lên kế hoạch cho hành trình, thực hiện các hoạt động như trò chơi điện tử & truy tìm kho báu, v.v. Trong quá trình tham quan, nếu có vấn đề trục trặc, bộ phận nhân sự phải khắc phục ngay, mặc dù họ không phải là nhân viên và chuyên gia điều hành tour. Nhân viên nhân sự được tuyển dụng để tăng năng suất của lực lượng lao động, vì vậy vui lòng để Nhà điều hành tour chuyên nghiệp/Công ty du lịch lên kế hoạch và thực hiện chuyến tham quan của công ty.
Ở Malaysia, một số công ty và nhà máy rất thân thiện và tổ chức các chuyến du lịch công ty hàng năm, nhưng không phải tất cả! Đối với những công ty chưa bao giờ tổ chức chuyến đi công ty, điều rất quan trọng đối với bộ phận nhân sự là bắt đầu bằng cách xin ngân sách từ ban quản lý, để bộ phận nhân sự biết các phạm vi phải làm việc trong đó. Làm cho ban quản lý hiểu rằng thưởng cho nhân viên có thể hoặc không thể khiến hầu hết nhân viên hài lòng vì nhiều người luôn mong đợi tiền thưởng cao hơn. Tuy nhiên, một chuyến du lịch của công ty có thể tạo động lực cho nhân viên và khiến họ vui vẻ (xét cho cùng, du lịch là một sự kiện vui vẻ), mở rộng tầm nhìn của họ bên ngoài nơi làm việc, giảm bớt căng thẳng sau cả năm làm việc chăm chỉ cho công ty và thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp hơn giữa các nhân viên để giảm các vấn đề giao tiếp giữa các nhân viên!
Bộ phận nhân sự sau đó phải điều tra sự quan tâm của nhân viên. Động não một vài địa điểm du lịch chưa được tổ chức trước đây. Không ai thích đi du lịch đến cùng một nơi nhiều lần. Điều này nhằm đảm bảo rằng hầu hết nhân viên sẽ đăng ký và tham gia chuyến tham quan của công ty. Ở Malaysia, hơn 50% dân số là vĩnh cửu hoặc tình cảm. Họ đang tìm kiếm một môi trường làm việc có bầu không khí ‘như ở nhà’. Do đó, chuyến tham quan công ty cung cấp tất cả các cơ hội tốt để tạo mối quan hệ giữa họ.
Sau đó có được cung cấp từ công ty du lịch của bạn. Đừng hỏi giá từ các đại lý du lịch có văn phòng sang trọng ở những vị trí đắc địa. Họ bán các gói du lịch từ các công ty lữ hành và khách sạn khác nhau, nhưng họ hiếm khi có các tour du lịch được thiết kế riêng và điều hành thậm chí có thể không có kinh nghiệm xử lý mặt đất. Bạn cần tìm một nhà điều hành tour chính thức có thể giúp bạn lập kế hoạch và thực hiện chuyến đi của công ty cũng như xử lý mọi nhu cầu du lịch của bạn cho một nhóm lớn như vậy.
Để đánh giá và lựa chọn một công ty lữ hành phù hợp không phải là một việc dễ dàng. Một công ty du lịch tốt và đáng tin cậy phải có khả năng giải quyết mọi hoạt động và nhu cầu bên ngoài văn phòng của khách hàng, chẳng hạn như thuê xe buýt; vé máy bay hoặc phà; đặt phòng khách sạn; các hoạt động như họp, đào tạo, đấu từ xa, xây dựng nhóm, truy tìm kho báu (hay còn gọi là quản lý sự kiện) để bộ phận nhân sự giảm thiểu việc giao dịch với quá nhiều nhà cung cấp dịch vụ du lịch để điều phối một chuyến đi nhóm thành công. Thường thì bộ phận nhân sự sẽ chọn công ty du lịch gần nhất vì sự tiện lợi hoặc gói rẻ nhất từ trước đến nay. Trong các chuyến du lịch theo nhóm chẳng hạn như du lịch công ty, kinh nghiệm xử lý các nhóm đông người là rất quan trọng. Nếu không, bộ phận nhân sự sẽ nhận đủ mọi vấn đề đau đầu trước, trong và thậm chí sau khi chuyến tham quan công ty kết thúc.
Tiếp theo, bộ phận nhân sự nên triệu tập một cuộc họp giao ban trước chuyến tham quan cho tất cả những người tham gia chuyến đi. Hầu hết các trục trặc và sự cố xảy ra do vấn đề giao tiếp giữa bộ phận nhân sự và nhân viên tham gia cũng như giữa khách hàng và công ty du lịch. Nhà điều hành tour được chọn phải có khả năng trình bày một cách chuyên nghiệp tất cả các lời nhắc và thông tin cần thiết cho tất cả những người tham gia để giảm thiểu trục trặc và sự không mong đợi!
Tất nhiên, đừng quên lập kế hoạch, đàm phán, xác nhận và thanh toán sớm và nhanh chóng. Việc xác nhận sớm sẽ cho phép công ty du lịch đảm bảo tất cả các đặt phòng và nhận được các khách sạn thậm chí còn rẻ hơn hoặc giao dịch tốt hơn cho bạn. Đôi khi bộ phận nhân sự có thể có suy nghĩ sai lầm rằng các nhóm lớn sẽ dễ dàng nhận được chiết khấu tốt hơn do số lượng lớn và hầu hết các khách sạn đều muốn công việc kinh doanh của họ ngay cả khi lập kế hoạch và đặt phòng muộn hoặc vào phút cuối. Thực tế là nhóm du lịch càng đông thì càng khó đặt phòng khách sạn, chưa kể giảm giá.
Một chuyến đi nhóm vui vẻ bắt đầu với một lý do vui vẻ và nên kết thúc bằng một kỷ niệm vui vẻ. Hãy luôn nhớ điều đó.
*Bài viết theo quan điểm của tác giả: George Ong, chúng tôi chỉ biên dịch và giới thiệu
